有道技術(shù)總監(jiān)自述：云筆記的協(xié)作功能是怎么誕生的？

　　有道云筆記在2011 年6 月第一次和大家見面，在過去的3 年里，有超過2400 萬的用戶通過有道云筆記開始了他們的云端記錄之旅。而我們也在思考，云筆記的下一個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)在哪？是更炫酷的功能，還是開拓一個(gè)更新的領(lǐng)域？

　  為什么瞄準(zhǔn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作領(lǐng)域

　　事實(shí)上，在云筆記產(chǎn)品研發(fā)的過程中，我們調(diào)研過一些潛在的方向，也嘗試過不少微創(chuàng)新。真正讓我們決定云筆記向團(tuán)隊(duì)協(xié)作方向突破的，其實(shí)不是有道的任何一位高管，而是用戶。

　　在和用戶溝通的過程中，我們發(fā)現(xiàn)一些小規(guī)模的團(tuán)隊(duì)用云筆記創(chuàng)造出了很多新鮮的玩法。

　　羅輯思維團(tuán)隊(duì)是首先引起我們興趣的團(tuán)隊(duì)。他們對云筆記的創(chuàng)造性運(yùn)用給了我們很大的啟發(fā)。羅輯思維的編輯團(tuán)隊(duì)使用同一個(gè)云筆記賬號，每位編輯建立一個(gè)自己的筆記本組整理預(yù)料素材，而主編將不同團(tuán)隊(duì)成員貢獻(xiàn)的素材整合在一起，形成最終羅輯思維的節(jié)目腳本。

　　隨后我們?yōu)榱_輯思維團(tuán)隊(duì)開通了公眾賬號，號召更多的普通用戶通過有道云筆記向節(jié)目投稿，經(jīng)過篩選整理后將優(yōu)秀內(nèi)容共享到云筆記公眾賬號中，公眾賬號變成了一個(gè)粉絲做出貢獻(xiàn)也得到回報(bào)的地方。從2013 年初我們接觸到羅輯思維，在使用過程中他們向云筆記團(tuán)隊(duì)提出了很多急切的需求，比如設(shè)置權(quán)限，需要看到修改過程等等。

　　云筆記之前的版本并不是為團(tuán)隊(duì)協(xié)作設(shè)計(jì)的，所以類似邏輯思維這樣的團(tuán)隊(duì)使用起來會(huì)有種種障礙，但這些團(tuán)隊(duì)愿意嘗試新東西，把效率看得很重要，也不受大公司那些條條框框的約束，他們想到很多辦法來規(guī)避這些障礙。

　　另一個(gè)例子是NGO 組織黑龍江青基會(huì)。這個(gè)只有四五個(gè)人的小團(tuán)隊(duì)要同時(shí)處理幾十所希望廚房和希望小學(xué)的項(xiàng)目進(jìn)展，對他們來說最大的挑戰(zhàn)在于要隨時(shí)隨地協(xié)同處理信息。這四五個(gè)成員共用一個(gè)有道云筆記賬號建立了一套資料協(xié)作機(jī)制，日常工作的處理和匯報(bào)完全在云筆記上進(jìn)行，即使出門在外也可以隨時(shí)查看項(xiàng)目資料。

　　正是這些用戶富有創(chuàng)造力的操作方式給我們釋放了一個(gè)很強(qiáng)烈的信號：用戶在尋找更好用的團(tuán)隊(duì)協(xié)作產(chǎn)品。

　  有道云筆記·協(xié)作是怎樣誕生的

　　把一個(gè)好想法變成好產(chǎn)品是一個(gè)充滿挑戰(zhàn)的過程。而且中國用戶的團(tuán)隊(duì)協(xié)作方式與國外有著極大的差別，照搬國外的現(xiàn)成產(chǎn)品幾乎不可能。于是我們開始了漫長而艱苦的快速構(gòu)建原型、試錯(cuò)、推翻重建的過程。

　　第一階段：2013.3 - 2013.5 嘗試云筆記共享版

　　在一開始，我們的思路是做云筆記的共享版。我們在筆記和資料的存儲、管理方面有了一定的經(jīng)驗(yàn)，國外同類的云存儲產(chǎn)品Dropbox、Evernote 也都做了共享版，或許有可以借鑒的地方。我們組建了一支很小的特別行動(dòng)組（1 名后臺開發(fā)、1 名前臺開發(fā)、2 名兼職PM）只用了幾天時(shí)間就做出了一個(gè)團(tuán)隊(duì)共享筆記本的原型，團(tuán)隊(duì)所有成員都可以添加和修改共享筆記本中的筆記。

　　（云筆記共享版的界面）

　　（云筆記共享版中大家通過更新筆記標(biāo)題來聊天）

　　然而問題很快出現(xiàn)了。最初幾天的新鮮勁兒過去之后，參與體驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)成員很快就沉寂了下來。我們以為是產(chǎn)品原型太過簡單，于是又快速增加更新提示、提升共享速度，但發(fā)現(xiàn)仍然沒有起色。通過訪談，我們才意識到簡單的筆記共享，只是相當(dāng)于讓大家把自己手里的蘋果扔到一個(gè)不會(huì)動(dòng)的筐里，至于誰扔的，誰咬了一口，都看不到。我們意識到，對于團(tuán)隊(duì)而言，共享資料的目的并不是僅僅為了存儲和備份，推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)展才是最終的目的。所以這種只能部分取代FTP 功能的云端資料庫，用戶當(dāng)然不愿意用。

　　此路不通，產(chǎn)品工作陷入困境。

　　第二階段：2013.5 - 2013.9 重新確定產(chǎn)品形態(tài)

　　云筆記共享版的思路被否定后，我們覺得問題在于用戶不知道共享筆記的內(nèi)容做了什么樣的修改。為此我們嘗試了下面幾種不同的原型來解決這個(gè)問題，但是始終找不到讓我們自己滿意的方案。

　　（中間嘗試過的協(xié)作產(chǎn)品原型）

　　在困擾中，我們決定重頭從用戶的場景出發(fā)，來定義產(chǎn)品的形態(tài)。這段時(shí)間我把電話簿、微博微信上創(chuàng)業(yè)的、帶團(tuán)隊(duì)的、做管理的、高校里做教授的好友通通騷擾了一遍，跑遍了三里屯、798、國貿(mào)、中關(guān)村、五道口的咖啡館。一番訪談下來發(fā)現(xiàn)，大家要的不是一個(gè)方便的云端資料庫，更多的要是一個(gè)有效的云端工作場所。在訪談中，我的朋友們一再提起微信在他們工作中起到的重大作用，以及微信在文檔管理上的不足。我們意識到，在團(tuán)隊(duì)協(xié)作產(chǎn)品中，IM 是一個(gè)至關(guān)重要的模塊。資料庫+IM 應(yīng)當(dāng)成為協(xié)作產(chǎn)品的主要產(chǎn)品框架。

　　因?yàn)镮M 有用戶習(xí)慣的交互方式，所以我們新版的產(chǎn)品原型也試圖在IM 的標(biāo)準(zhǔn)交互上進(jìn)行改良。

　　（資料庫+IM 的移動(dòng)端原型）

　　（資料庫+IM 的桌面端原型）

　　第三階段 ：2013.9 - 2014.2 找到資料與IM 的平衡點(diǎn)，為自己做產(chǎn)品

　　在此產(chǎn)品基礎(chǔ)上，我們擴(kuò)大了團(tuán)隊(duì)規(guī)模，加大了開發(fā)力度，也引入了UI 設(shè)計(jì)。在這個(gè)版本中，協(xié)作界面被分成三欄，左側(cè)是群列表，中間是IM 討論，右側(cè)是資料庫內(nèi)容。資料庫中又分為筆記和文件兩個(gè)類目。用戶可以在IM 中討論項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)容，資料的更新參考個(gè)人筆記，最近更新的內(nèi)容排在最上面。

　　（資料庫+IM 的首個(gè)UI 設(shè)計(jì)版）

　　為了得到更多的內(nèi)部反饋，我要求整個(gè)筆記團(tuán)隊(duì)完全拋棄企業(yè)IM 工具（網(wǎng)易泡泡），轉(zhuǎn)用云筆記的協(xié)作產(chǎn)品。作為團(tuán)隊(duì)帶頭人，我解散了所有筆記組的泡泡群。

　　但畢竟協(xié)作產(chǎn)品當(dāng)時(shí)還在開發(fā)中，存在協(xié)作IM 消息提示不夠及時(shí)等各種問題。不久之后我就發(fā)現(xiàn)，我的團(tuán)隊(duì)成員偷偷的重新建了泡泡群（只不過把我排除在外）。但如果是關(guān)于文檔的交流，大家還是愿意在有道云筆記·協(xié)作中討論的。所以這不得不讓我們重新思考協(xié)作功能的定位。如果說資料庫和IM 是天平的兩端，第一次的問題是完全把自己困在了資料庫那一邊，而這次，則是向IM 的步子邁得有點(diǎn)過大了。

　　經(jīng)歷過這輪內(nèi)測后，我們意識到，有道云筆記·協(xié)作不是要完全代替團(tuán)隊(duì)內(nèi)現(xiàn)有的IM，我們要做的協(xié)作產(chǎn)品，核心應(yīng)該還是資料，在這里資料不僅可以被管理，而且應(yīng)該有更加強(qiáng)大的協(xié)作編輯能力，IM 討論是輔助討論和實(shí)時(shí)更新的手段。

　　在意識到這點(diǎn)之后，我們將筆記和文件合并到同一個(gè)功能模塊中，并將這個(gè)功能模塊置于客戶端界面的中間，突出其核心價(jià)值。通過增加多版本對照、筆記和文件評論等功能加強(qiáng)了資料管理和協(xié)作能力。在IM 討論區(qū)增加資料新建、修改、刪除的消息通知，把資料庫與IM 模塊更加有機(jī)的結(jié)合，讓沉淀的團(tuán)隊(duì)資料真正活起來。在做完這些修改之后，我們終于初步達(dá)成了「給自己做產(chǎn)品」的目的。

　　（以資料為核心的資料庫+IM 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)）

　　第四階段：封測2014.2 - 至今從給自己做產(chǎn)品到給用戶做，與用戶交朋友

　　接下來，我們把視角從「給自己做產(chǎn)品」切換到「給用戶做產(chǎn)品」，讓用戶給我們盡量多的反饋，然后讓他們愛上我們的產(chǎn)品。我們盡快地找到一批會(huì)給我們有價(jià)值反饋的用戶。在過去3 個(gè)月中，我們以2 周為周期，優(yōu)化視覺與交互、修改bug、完善功能超過500 項(xiàng)。通過與用戶的深度交流，我們也獲得了一些新的洞察。比如說，我們意識到在協(xié)作辦公場景中，對office 文檔的支持是非常重要的。根據(jù)這個(gè)洞察，我們?yōu)閰f(xié)作產(chǎn)品增加了Office、PDF 預(yù)覽功能，并在近期將提供對Office 文檔直接編輯（不再需要下載和上傳）的功能。

　　（有道云筆記·協(xié)作產(chǎn)品內(nèi)測版界面）

　　在封測階段我們邀請了一些團(tuán)隊(duì)來體驗(yàn)產(chǎn)品，其中有道口語大師團(tuán)隊(duì)、網(wǎng)易新聞客戶端團(tuán)隊(duì)、網(wǎng)易花田團(tuán)隊(duì)、網(wǎng)易游戲部、網(wǎng)易杭研團(tuán)隊(duì)、網(wǎng)易云閱讀團(tuán)隊(duì)、網(wǎng)易云音樂團(tuán)隊(duì)等眾多網(wǎng)易內(nèi)部產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)已經(jīng)從最初的嘗鮮用戶成功轉(zhuǎn)化為第一批忠實(shí)用戶。除內(nèi)部團(tuán)隊(duì)外，一些外部朋友也參與了封測過程，她生活團(tuán)隊(duì)、周末去哪玩兒團(tuán)隊(duì)、卓明地震援助信息中心、黑龍江青基會(huì)以及網(wǎng)易校園合伙人大賽的參賽學(xué)生等很多團(tuán)隊(duì)，都在協(xié)作的使用過程中給我們提出了很好的改進(jìn)建議。

　　經(jīng)過1 年多的反復(fù)演進(jìn)，有道云筆記·協(xié)作為團(tuán)隊(duì)用戶提供了群管理、筆記、文件、圖片的管理和協(xié)作、IM 交流和通知等一系列基礎(chǔ)的功能模塊。之所以把產(chǎn)品設(shè)計(jì)成這樣，源于我們最初的一個(gè)理念：我們要做的是一個(gè)面向大多數(shù)用戶的產(chǎn)品。這些用戶迫切需要的是最為基礎(chǔ)的文字處理軟件、表處理、實(shí)時(shí)溝通。在比較長的時(shí)間里，我們不會(huì)考慮專門面向某些特定人群，比如會(huì)計(jì)、銷售這些垂直領(lǐng)域做專門的開發(fā)。

　　在產(chǎn)品誕生的過程中最難的不是技術(shù)上的問題，而是要準(zhǔn)確判斷出哪些功能應(yīng)該上，哪些要拋棄。我的看法是，研發(fā)過程中當(dāng)然應(yīng)該保持專注，要弄明白哪些事情為什么做，哪些事情為什么不做，哪些事情要做透。

　  產(chǎn)品的取與舍

　　對我們來說，原則很簡單，我們提供的產(chǎn)品應(yīng)該是為一線團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目推動(dòng)者服務(wù)。

　　所以我們要讓資料的共享、編輯、協(xié)作變得更加高效、對于項(xiàng)目的討論要更加實(shí)時(shí)。而過于復(fù)雜的組織架構(gòu)、OA 流程管理、層級權(quán)限設(shè)計(jì)，就顯得沒有那么重要。這都是我們不做的事情，因?yàn)槲覀兊挠脩舳际且恍]有層級觀念的人。他們可能只是幾個(gè)想合伙把一件事做成的小伙伴，不需要那些復(fù)雜的東西。

　　我們希望團(tuán)隊(duì)用戶可以根據(jù)自己的需要和想象去靈活使用有道云筆記·協(xié)作，形成最適合自己團(tuán)隊(duì)的使用模式。而我們云筆記團(tuán)隊(duì)也將在內(nèi)測階段中根據(jù)大家的反饋繼續(xù)嘗試更多的創(chuàng)新。

　　歸根結(jié)底，一切的一切還是要回歸到用戶應(yīng)用的場景上去。這是我們產(chǎn)品成功的根本和保障。

　　李彥宏在百度聯(lián)盟峰會(huì)上談到未來趨勢的時(shí)候講到，提升企業(yè)內(nèi)部效率的企業(yè)級軟件將是大市場。我們很高興有更多的企業(yè)關(guān)注這個(gè)機(jī)會(huì)。對我們來說，這既是一塊嶄新的領(lǐng)域，也遵循著我們一貫的理念。連接人，連接團(tuán)隊(duì)，從個(gè)人到團(tuán)隊(duì)全面提升效率。

     （作者蔣煒航，網(wǎng)易技術(shù)總監(jiān)、有道云筆記產(chǎn)品負(fù)責(zé)人，本文發(fā)布于“極客公園”   原文地址：http://www.geekpark.net/read/view/206156）